Sep 12

Vad är PDF?

PDF logoPDF är ett format som skapades av mjukvaruföretaget Adobe och är en förkortning för Portable Document Format. Precis som namnet avslöjar blev formatet framtaget för att vara extremt enkelt att hantera och portabelt dvs. lätt att skicka.

Idag har formatet blivit så accepterat att det anses vara ett av de standardformat som används inom många branscher.

Fördelarna med PDF

Det som är typsikt PDF är att filen kan bestå av både bild, text och länkar och ser exakt ut som om filen hade skrivits ut på papper. Den som får filen kan lätt skriva ut den och få den i exakt det format som det en gång skapades. Om filen läses digitalt fungerar även länkar och knappar. Dessutom kan en PDF bestå av ett formulär som kan fyllas i innan den skrivs ut. Detta är vanligt vid digitala dokument från t.ex. skatteverket.

Den största fördelen med PDF är att programvaran som läser dessa filer är helt gratis och mycket litet. Alla har därmed möjligheten att ladda ner någon av de programvaror som kan läsa filerna. Det är det första som gör PDF till ett enkelt format att hantera när filerna ska skickas till kompisar, kollegor eller kunder.

En annan fördel är att det inte är lätt att råka ändra i filen av misstag. Om en wordfil skickas är risken stor att personen som tar emot den råkar ändra något innan utskrift sker. Sedan är det ofta olika utskriftinställningar och dessa kan helt ”förstöra” ett snyggt och bra dokumen.

Ska papper med viktigt innehåll skickas är det därmed betydligt säkrare med PDF-formatet. Därmed inte sagt att det inte går att bryta upp en PDF-fil i de delar som den är uppbyggd av men då krävs det mer kunskap än vad som krävs för att enbart titta på den och skriva ut filen.

Skapa PDF

Mängder av program, så som World, Excel och andra vanliga program, har en inbyggd funktion som gör att man kan spara dokumentet som en pdf-fil direkt. De äldre programmen har inte denna funktion men i dessa fall kan en gratis PDF-konverterare laddas hem från nätet.

Här gäller det dock att se upp så man inte laddar hem någon betalversion, det finns några som varit så ”fula” att de till namnet nästan kopierat något av populära gratis programmen. Rekommendationen är att använda detta gratis program: http://www.pdfforge.org/

De som däremot vill kunna redigera och skapa PDF-filer som är mer avancerade behöver köpa betalvarianter. Med något av dessa kan t.ex. formulär och mer avancerade funktioner skapas. Men har man enbart behov av att skicka dokument med bilder och text är gratisvarianten något som räcker gott och väl.

Kommentera

Your email address will not be published.

*